Spesso tre ruoli sono sufficienti
I piccoli team non hanno bisogno di una matrice di approvazione complicata. Nella maggior parte dei casi sono sufficienti il creatore, il revisore professionista e l’editore. Una persona può avere più ruoli, ma dallo status deve risultare quale controllo è già avvenuto. Per le richieste sensibili, potrebbe essere necessaria un'ulteriore autorizzazione legale o aziendale.
Inoltre, definire cosa controlla ciascun ruolo. L'autore è responsabile della completezza e dell'esecuzione relativa al canale. Il revisore controlla la dichiarazione, il marchio e i fatti. L'editore controlla l'account di destinazione, la scadenza e la preparazione tecnica.
Il revisore riceve un pacchetto completo
La condivisione tramite messaggi di chat individuali spesso fallisce a causa della mancanza di contesto. Una scheda di recensione dovrebbe mostrare insieme titolo, testo, mezzo, canale, account, appuntamento, invito all'azione e origine del prodotto. Per i video, ciò include poster o miniature e riproducibilità.
Se un post non richiede un'immagine, l'anteprima non deve mostrare un grande spazio multimediale vuoto. Se un canale necessita di un mezzo, l'assenza deve apparire come un ostacolo. In questo modo il team controlla lo stato di pubblicazione effettivo anziché una bozza astratta.
Le modifiche dopo l’approvazione necessitano di regole chiare
Piccole correzioni non sono automaticamente esenti da rischi. Un numero modificato, un collegamento diverso o un nuovo mezzo possono modificare significativamente il messaggio. Pertanto il consenso si riferisce ad un'istantanea. Le modifiche rilevanti riportano il post in revisione.
Le correzioni di stile possono essere salvate come candidato all'apprendimento. Tuttavia, non dovrebbero applicarsi immediatamente come regola globale. Il revisore dovrebbe essere in grado di indicare se la modifica riguarda solo questo post, campagna o marchio.
Approvazione in blocco solo con ambito visibile
È possibile approvare insieme un piano completo se sono visibili il numero, i canali, le date, il credito massimo e i post bloccati. Il pulsante dovrebbe quindi indicare "Approva e pianifica l'intero piano" e non richiedere una settimana fissa se la durata del piano è variabile.
Il contenuto bloccato non viene pianificato in modo silenzioso. Il completamento mostra quali post sono stati programmati, saltati o trattenuti a causa della connessione, del mezzo o dell'autorizzazione.
Un semplice ritmo di revisione previene gli ingorghi
Imposta finestre di revisione regolari, circa due volte a settimana. I contenuti urgenti ottengono il proprio percorso con una chiara giustificazione. Ciò significa che la pubblicazione può essere pianificata e l'editore non deve chiedere la responsabilità per ogni post.
Non misurare solo il numero di post condivisi. Monitora le domande, i cicli di modifiche, i lavori bloccati e il tempo necessario per prendere una decisione. Il processo migliore riduce le rilavorazioni senza eliminare il controllo tecnico.
FAQ
Ogni piccolo team ha bisogno di due persone per l'approvazione?
Non necessariamente. I ruoli possono coincidere in una persona. È importante verificare consapevolmente e garantire uno stato comprensibile prima della pubblicazione esterna.
È possibile approvare congiuntamente un intero piano?
Sì, se l'ambito, il contenuto, le date, i conti target, la struttura dei costi e i blocchi sono visibili prima dell'approvazione e l'approvazione rimane legata a questa esatta istantanea.